Kesäkuu 2016

Kymppi_logo


Kesäkuu 2016

10.6.2016 Tiina Alasaari: Viestinnän vaikeus
20.6.2016 Tuula Kelottijärvi: Muutos on mahdollisuus
30.6.2016 Vesa-Matti Tolonen: It’s gonna be my way or highway
 

 

30.6.2016 It’s gonna be my way or highway
 

Vesa-Matti Tolonen   Viimeisen vuoden olen aloittanut päiväni lukemalla päivän lehden Sote-uudistukseen liittyvään uutisointiin liittyen. Informaationälkää olen täydentänyt aamukahvin ohessa silmäillen iltapäivälehtien mobiilisovelluksien uutisantia. Kokonaisuudistuksen tarve on ilmeinen ja uutisointi asiaan liittyen on fokusoitunut vaihtoehdottomuuden nyansseihin. Poliittisesti on löydettävä keino sote-kulujen karsimiseen tai ainakin kulukehityksen kasvun leikkaamiseen tulevina vuosina.

Tietohallinnon ja ICT:n rooli prosessien tehostamisessa on merkittävä. Tulevien maakuntaorganisaatioiden vastuulle jää palveluiden järjestäjinä valtion osoittaman europotin suhteen resurssien oikea järkevä ja perusteltu kohdentaminen. Sote-lakiesitykset tulevat lausuntokierrokselle ilmeisesti elokuussa ja ennen vuoden vaihdetta ne tuodaan jo eduskuntaan päätettäviksi. Tämä on hyvä asia, sillä päätökset rahoitus- ja hallintorakenteesta ovat koko uudistuksen kulmakiviä – maakuntiin sopivia tuotantoon liittyviä ratkaisuja voidaan alkaa todella viemään eteenpäin, kun vaihtoehtoihin tai vaihtoehdottomuuteen on sitouduttu.

Tietohallinnon rooli ja vastuu on esittää perustellut ratkaisut poliittiselle päättäjille ratkaistaviksi. Sote-ratkaisu syntyy (my way) ja exit sotesta ei ole käytännössä eikä varmaan teoriassakaan mahdollinen (highway). Britannia äänesti exitin puolesta EU:sta ja se uutisoitiin otsikoilla Brexit – Äänestys Sotesta poistumiseksi voitaisiin uutisoida vielä raflaavammin…

Loppuvuoden selvittelemme tietohallinnossa ict-palveluiden tai ainakin ict-palvelutuotantoon liittyvien toimintojen siirtämistä sairaanhoitopiirin hallituksen päätöksen perusteella, liikkeenluovutusperiaatteen mukaisesti, yhteiselle inHouse palveluyhtiöllemme LapIT:lle, jonka omistuspohja on lähes sama kuin sairaanhoitopiirillämme. Hallituksen sote-esityksen mukaan ict-tuotanto on syytä järjestää perustuen maakunnallisiin ict-yhtiöihin ja inHouse yhtiömme kyvykkyys sekä edellytykset näiden palveluiden tuottamisessa on syytä selvittää jo nyt. Aikataulu on todella tiukka, mutta tiedostaen hallituksen sote-esityksen päälinjat niin ne asiat, jotka ovat jo nyt päätettävissä, on syytä ainakin selvittää. Maakunnalliseen ict-yhtiöön omistajilla on suurempi ohjausvalta kuin esim. valtakunnalliseen ict-yhtiöön – vaikkakin tässä ict-palveluiden yhtiöittämisessä tullaan näkemään vapaaehtoista ja/tai pakollista yhteistyötä eri palveluyhtiöiden välillä sekä ristiinomistuksia niiden välillä. On syytä kuitenkin todeta, että suurten linjojen ohella pienikin voi olla kaunista ja tehokasta ja tehdä jotain ilmeisen paremmin kuin iso – kaatoihan pieni Islanti suuren jalkapallo maan Englannin.

Sote-uudistus kulminoituu johtamisen kyvykkyyteen. Poliittisille päättäjille on kyettävä tuottamaan riittävät tiedot ja toimintamallien kannalta järkevät esitykset päätöksen teon tueksi sekä toimeenpantava tehdyt päätökset tehokkaasti. Tämä vaatii ennakkoluulotonta keskustelua ja kuuntelua organisaatiossa esimiesten ja alaisten välillä – kasvamista kabinettipäätöksistä vivahteiden kautta organisaation yhteiseksi tavoitetilaksi.

On hyvä, että viimein hallitus saa Soten lakiesitysten muotoon. Päättämättömyys ja vatulointi asian ympärillä on johtanut tilaan, jota voidaan verrata ICT-puolen termiin Phishing (verkkourkinta), jonka hyödyntäen pyritään saamaan maksimaalinen hyöty lainsäädännöllisesti harmaalta vyöhykkeeltä. Oman edun tavoittelu on johtanut jo kilpavarusteluun niin sote-palveluissa kuin ict-palveluidenkin saralla - rokastuksesta kalatermein ei vielä onneksi puhuta.

Terveydenhuollon Atk-päivillä Lahdessa tänä keväänä aloitin illalla keskustelun erään kollegani kanssa kuntaliitosta seuraavin sanoin: Miltä tuntuu tehdä turhaa työtä? – Hetken hämmennyksen jälkeen hymyilimme avaukselle, mutta taustalla on vakava asia, sillä Sotea on vatuloitu jo useita vuosia eri hallitusten voimin pääsemättä edes päätöksiin asiassa. Voi vain toivoa, ettei ongelman juurisyy ole inhorealistisen klassinen - Osaamaton käskee halutonta tekemään turhaa työtä.

Ja vielä lopuksi: Jos jossain on vedonlyönti käynnissä siitä, milloin IT kyykkää vähäisten resurssien takia, niin voin vakuuttaa että kyykkäämisen puolesta vetoa lyöneet menettävät rahansa. Ei ole niin vaikeaa asiaa, etteikö insinööri keksisi siihen ratkaisun.

On aika työn ja aika levon – nyt on aika loman. Hyvää kesää kaikille!
 

Vesa-Matti Tolonen
Tietohallintojohtaja

-------

 

20.6. Muutos on mahdollisuus
 

Olemme kaikki samassa muutosten veneessä. Maailma ympärillämme muuttuu ja me itse muutumme. Välillä muutoksia on käynnissä päällekkäin ja välillä muutokset seuraavat toisiaan. Usein nämä muutokset ovat välttämättömiä ja väistämättömiä. Työelämässä suunnitelluilla muutoksilla pyritään tavanomaisesti johonkin aiempaa parempaan.

Suhtautumisemme muutoksiin ja toimintatapamme muutoksissa on erilaista. Osa kokee muutoksen mahdollisuutena ja osa näkee sen uhkana. Osa on muutoksessa aktiivisena ja innostuneena, osa seilaa virran mukana ja osa vastustaa muutosta.

Tuula Kelottijärvi

Muutokset ovat usein aiheena työpaikoilla erilaisissa henkilöstön välisissä kohtaamisissa eri tilanteissa kuten kahvipöytä- ja käytäväkeskusteluissa, erilaisissa palavereissa ja kokouksissa.  Avoin viestintä ja keskustelu muutoksista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa auttavat valmistautumaan paremmin tuleviin muutoksiin. Lisäksi se, että henkilöstöllä on mahdollista jo muutosten valmisteluvaiheessa päästä osalliseksi ja mahdollisuuksien mukaan myös vaikuttaa muutoksiin tavalla tai toisella, auttaa muutoksiin sopeutumisessa, sitoutumisessa ja työn hallinnassa.

Muutokset ovat arkipäivää myös Sihtekissä kuten kaikkialla Lapin sairaanhoitopiirissä. Sihtekin osalta muutoksia muun muassa toimintojen ja työtehtävien yhtenäistämiseen ja tehostamiseen, teknologian hyödyntämiseen sekä prosessien kehittämiseen on tavoiteltu jo Sihtekin suunnitteluvaiheesta alkaen. Nyt Sihtekki on tulosyksikkönä ollut olemassa reilut kaksi vuotta. Osa tavoitelluista muutoksista on vielä kesken. Myöskin uusia muutostarpeita on tullut ja tulee  jatkuvasti muun muassa  erilaisten organisatoristen muutosten ja digitalisaation etenemisen myötä, sote-uudistuksen aikanaan tuomista muutoksista puhumattakaan.

Maaliskuussa Sihtekissä selvitettiin tyytyväisyyttä Sihtekkiin ja Sihtekin tuottamiin palveluihin kahdella webropol-kyselyllä. Toinen kysely kohdennettiin Sihtekin henkilöstölle ja toinen Sihtekin palveluja käyttävien yksiköiden esimiehille. Molempien kyselyjen vastausten perusteella tyytyväisiä oltiin muun muassa Sihtekin toimintaperiaatteeseen, sen sijaan keskeisiksi kehittämiskohteiksi nousi erilaisia prosessien, käytäntöjen ja työtapojen yhtenäistämiseen liittyviä asioita. Sihtekin palveluja käyttävät olivat kyselyn vastausten perusteella erityisen tyytyväisiä Sihtekin henkilöstön osaamiseen, palvelujen sisältöön ja laajuuteen. Kehittämistarvetta voi kyselyn vastausten perusteella katsoa olevan erityisesti henkilöstön riittävyydessä, mutta myös eri ammattiryhmien välisessä tehtäväjaossa, palvelujen laadussa ja henkilöstön tavoitettavuudessa.

Jotta em. kehittämistarpeisiin pystytään paremmin vastaamaan, on Sihtekissä kevään aikana aloitettu palveluiden tuotteistamistyö, mikä tässä vaiheessa tarkoittaa käytännössä Sihtekin tuottamien palveluiden kuvaamista. Samanaikaisesti etenee myöskin toimintojen ja työtapojen yhtenäistäminen sekä prosessien kehittäminen. Tavoitteena on laatia Sihtekin tuottamista palveluista selkeät ja yhdenmukaiset kuvaukset. Näin Sihtekin palveluja käyttävät tahot tietävät, mistä tehtävistä vastaa Sihtekki ja missä aikataulussa sekä mitkä tehtävät puolestaan kuuluvat jonkin muun tahon vastuulle. Tavoitteena on myös yhdenmukaiset toimintatavat mahdollisuuksien mukaan eri työpisteissä ja parempi työn laatu. Yhtenäistäminen ja kehittäminen eivät ole mahdollista ilman muutosta joihinkin totuttuihin, kenties hyvinkin pitkään käytössä olleisiin ja vakiintuneisiin toimintamalleihin. Palveluiden kuvaamistyö on aloitettu tekstinkäsittelyn ja asiakaspalvelukeskuksen palveluiden kuvaamisella ja myöhemmin edetään osastonsihteeripalveluiden kuvaamiseen. Palvelukuvauksia katselmoimaan tarvitaan Sihtekin lisäksi ko. palveluja käyttäviä tahoja. Hyvällä yhteistyöllä saadaan laadittua toimivat ja selkeät kuvaukset sekä samalla yhdenmukaistettua, kehitettyä ja tehostettua toimintaa sekä prosesseja.

Teknologia mahdollistaa osaltaan muutosten toteuttamista, toiminnan kehittämistä ja tehostamista. Ilmoittautumisautomaatti on otettu käyttöön pääosin viime vuoden aikana, minkä seurauksena muun muassa ilmoittautumisjonot ovat vähentyneet.  Puheentunnistamisen hyödyntäminen on Lapin sairaanhoitopiirissä vielä melko vähäistä, mutta se tulee lisääntymään lähitulevaisuudessa. Puheentunnistuksen käyttöönoton etenemisen myötä sanelut tulevat valmistumaan nopeammin ja tekstinkäsittelyn tarve tulee vähenemään. Uuden teknologian käyttöönottovaihe työllistää ja aiheuttaa muutosta aiempaan toimintamalliin. Alku voi olla hankalaa, mutta käyttöönoton edetessä työskentely alkaa sujumaan, aikaa alkaa säästymään ja lopussa kiitos seisoo.

Paina muutoksessa kaasua. Ainoa pysyvä asia on muutos. Jos ajat käsijarru päällä, jäät muista jälkeen. Jos seilaat virran mukana kuin lastu laineilla, et pääse mihinkään, vaan joudut. Kun etenet yhtä jalkaa muutoksen mukana, selviät siitä. Kun etenet muutosta nopeammin, johdat sitä.
 – Tom Lundberg

Aurinkoista ja lämmintä kesää kaikille,

Tuula Kelottijärvi
palvelupäällikkö, Sihtekki

lshp_ITJ_rentukat

------

 

10.6.2016 Viestinnän vaikeus
 

Tiina Alasaari  

Kun työelämässä saadaan onnistuneesti päätökseen hanke tai kehittämistyö ja saavutuksille annetaan aplodit, on aika selvää, että myös vuoropuhelussa ja tiedon välittämisessä on onnistuttu.

Vuoropuhelu eli viestintä on tärkeä osa-alue kaikessa työelämässä ja varsinkin muutoksessa jo sen vuoksi, että pysyttäisiin toimintakykyisinä ja perustehtävä tulisi hoidettua myös muutoksen keskellä.

Harvoin viestintä kuitenkaan onnistuu ihan täydellisesti, vaikka siihen kovasti pyrittäisiinkin. Edessäpäin saattaa olla tilanne, jossa joku sanoo, että ei ole viestittävästä asiasta kuullutkaan tai jos kuulikin, niin liian myöhään tai väärää reittiä, jolloin viestin varsinainen sisältö on voinut jo merkittävästi muuttua. Kun jokin asia ei suju, on helppo syyttää viestintää: ei ollut tietoa, viesti ei kulkenut, missään ei lukenut mitään. Ja tärkeäkin viesti hukkuu joskus informaatiotulvan alle. Toisaalta vuoropuhelussa vastuu on myös viestin välittäjällä: hänen tulee kertoa asia siten, että tulkinnanvaraisuus jää mahdollisimman pieneksi. Viestintä on siis dialogia, jossa vastuu on sekä tiedon antajalla että tiedon vastaanottajalla.

Viestintä on aihe, jota on tutkittu ja josta on kirjoitettu paljon. Googlaamalla sanan viestintä saa heti ensimmäiseksi hakutulokseksi Wikipedian artikkelin, joka kiteyttää viestinnän seuraavasti: ”Viestintä eli kommunikaatio voidaan ymmärtää sekä sanoman siirtämiseksi että merkityksen tuottamiseksi. Olennaista ei ole tiedon tai informaation välittäminen vaan yhteisen ymmärryksen löytäminen.” Viestinnässä onnistuminen tai epäonnistuminen on siis inhimillistä, koska kyse ei ole vain mekaanisesta tiedon siirtämisestä, vaan asioita tulkitaan ja niille luodaan merkityksiä monessa eri tasossa. Vuoropuhelun eri muodot voivat olla siis täynnä tulkintaa: kertojan tulkintaa ja kuulijan tulkintaa. Lisäksi viestintään yhdistyy kuulijan oma subjektiivinen maailma, josta viestijällä ei ole käsitystä. Vaikka kuulisimme saman asian, toisen kokemus ei ole koskaan sama kuin omamme.

Viestinnän merkitys korostuu usein muutostilanteissa. Psykiatriassa elämme tällä hetkellä aikaa, jossa muutos on monitasoista alkaen oman yksikön työn kehittämisestä ja päätyen valtakunnalliseen suureen sote-uudistukseen. Jos tietoa ei ole tarpeeksi saatavilla, voi se jo sinänsä hidastaa sopeutumista muutokseen. Kysymyksiin ”miten minun käy”, ”miksi muutos tehdään” ja ”mihin olemme menossa” täytyy ainakin jossain määrin pystyä vastaamaan.

Millaista on sitten onnistunut viestintä? Ehkä siinä on kyse suuremmista asioista kuin onnistuneista sähköpostiviesteistä tai infotilaisuuksista. Ehkä onnistunut viestintä on juuri sitä, miksi Wikipediakin sen määrittelee: työyhteisön saavuttama yhteisymmärrys siitä, miksi ja miten ollaan kehittymässä. Parhaimmillaan se on varmaan sitä, että työntekijät välittävät hyvää kuvaa työnantajasta siellä missä kulkevatkin siitä huolimatta, etteivät ihan jokaista sähköpostissa kerrottua asiaa muistakaan.


Tiina Alasaari
Osastonhoitaja
Nuorisopsykiatrian yksikkö