Huhtikuu 2015

 

Kymppi_logo


 30.4.2015 Eeva Miettinen: Muutoksenhallintaa ja ennustamista

20.4.2015 Mirja Mäkitupa: Onko pakko jos ei taho - mistä motivaatio ?

10.4.2015 Anne Pahtakari: Kaikki työ ei ole paikkaan sidottua


30.4.2015 Muutoksenhallintaa ja ennustamista

 

Muutoksen johtaminen on tärkeä osa arkistoyötä, sillä vastoin yleisiä käsityksiä arkistossa toimintatavat ja tehtävät muuttuvat koko ajan. Mielikuva arkiston perällä kaikessa rauhassa hämähäkinverkkojen ympäröimänä nuokkuvasta arkistonhoitajasta ei vastaa todellisuutta.
Arkistotoimeen vaikuttaa toimintaympäristöön, oman organisaation rakenteeseen, tehtäviin ja palveluihin sekä asiakirjatiedon tuottamistapoihin ja järjestelmiin liittyvät muutokset, sekä pienet sisäiset että suuret organisaatiokohtaiset tai kansalliset lainsäädännön aiheuttamat.

Eeva Miettinen

Arkiston toiminnan kannalta on tärkeää hallita asiakirjoja tuottaneen organisaation kaikki menneet vaiheet ja toimintatavat, nykyisen toimintaympäristön asettamat vaatimukset sekä pystyttävä ennustamaan tulevia muutoksia pitkälle eteenpäin. Arkistotyössä tehdyissä ratkaisuissa on aina otettava huomioon niiden vaikutus asiakirjojen säilyvyyteen ja käytettävyyteen. Osa asiakirjatiedoista pitää olla käytettävissä vielä satojenkin vuosien päästä. Arkistotyön monitahoisuuden vuoksi arkistojen kansainvälisenä symbolina on käytetty kaksikasvoista muinaisroomalaista Janus-jumalaa, joka toiset kasvot katsovat menneeseen ja toiset tulevaan. Janus oli alkujen ja loppujen jumala, johon turvauduttiin muutostilanteissa.

Jokapäiväisen työn kannalta on tärkeintä hallita nykytilanne. Potilaskertomusarkistossa nykytilanne on hyvin hallussa. Päivittäiset työt hoidetaan tehokkaasti, toimintatapoja kehitetään jatkuvasti ja uusiin haasteisiin suhtaudutaan positiivisesti. Sen sijaan vanhojen, aktiivikäytöstä poistuneiden aineistojen käyttö on haasteellista. Pitäisi hallita menneiden muutosten vanhojen asiakirjojen hakuun eri aikoina jättämät haasteet; eri aikakausien erilaiset arkistointikäytännöt, puutteelliset tai puuttuvat hakemistot ja tiedot asiakirjojen sisällöistä sekä kiireessä tilan puutteen vuoksi hajalleen sijoitetut aineistot. Usein vanhojen tietojen etsiminen onkin melkoista salapoliisityötä, jota joudutaan tekemään suurelta osin muistitiedon varassa, kun muutoksissa ei ole ehditty huolehtia aineiston käytettävyyden edellyttämistä toimenpiteistä ja niiden dokumentoinnista. Onneksi meillä on pitkäaikaisia työntekijöitä, joiden avulla tiedot löytyvät. Vanhojen aineistojen arkistovaatimusten mukainen järjestämisen, luetteloinnin ja kuvailun saattaminen ajan tasalle onkin yksi tulevista haasteistamme. Arkistot unohtuvat helposti päivittäisten kiireiden ja muutoksen keskellä, mutta jälkikäteen tehtynä niiden kuntoon saattaminen vie aikaa ja resursseja. Työ kannattaa kuitenkin tehdä, sillä oikein järjestettynä arkisto vie huomattavasti vähemmän tilaa kuin järjestämättömänä. Tuleviin muutoksiin pyrimme varautumaan aikaisempaa paremmin. Organisaatiomuutoksissa pitää turvata vanhan tiedon saanti tarvittaessa ja toimintaa jatkavan organisaation päivittäiset tiedon tarpeet.

Potilaskertomusarkistossa entisten tehtävien lisäksi tulee jatkuvasti uusia tehtäviä. Potilastiedon käsittelyssä ollaan siirtymässä enenevässä määrin sähköiseen käytäntöön, mutta osa asiakirjoista tallennetaan vielä paperimuodossa ja paperiasiakirjoja käytetään vielä sähköisten rinnalla. Sähköisen toimintatavan lisääntyminen ei ole vielä vaikuttanut merkittävästi potilaskertomusten käyttöön, vaan sähköistä tietoa käytetään paperiaineistojen lisäksi. Arkistossa pitää hallita sekä paperiaineistot että jatkuvasti lisääntyvät sähköiset järjestelmät ja niiden sisältämät aineistot. Mielestäni tilanteeseen ei ole tulossa suurta muutosta lähivuosina. Sähköisten aineistojen käyttö lisääntyy koko ajan ja paperin käyttö vähenee, mutta väheneminen tapahtuu hitaasti. Sekä vanhojen että uusien käytäntöjen hallitseminen edellyttää henkilökunnalta monipuolista osaamista ja uudistumiskykyä.

Jatkuva työn kehittäminen ja tehtävien muuttuminen vaikuttavat työntekijöiden työhyvinvointiin, työn hallittavuuteen ja motivaatioon. Niistä pitää muistaa huolehtia kiireen ja muutosten keskellä. Se onnistuu mielestäni parhaiten, kun kaikki, joita muutos koskee, otetaan ajoissa mukaan muutoksen valmisteluun ja toteuttamiseen sekä huolehditaan riittävästä koulutuksesta. Kaikkien osapuolten näkemykset, sekä myönteiset että kielteiset, tarvitaan parhaan tuloksen saavuttamiseen ja onnistuneeseen toteuttamiseen. Tämä on mahdollista pienessä työyksikössä, jossa päivittäin kiertävät työtehtävät takaavat, että kaikki hallitsevat päivittäiset perustehtävät ja jossa yhteistyö toimii. Muutosten toteuttamista helpottaa lisäksi positiivinen asenne ja yhteinen näkemys toiminnan merkityksestä ja tavoitteista. Uskon, että myönteinen asenne vaikuttaa positiivisesti myös henkiseen ja fyysiseen jaksamiseen.

Sähköisen toimintatavan lisääntyminen vaikuttaa myös arkistolainsäädäntöön. Julkisen organisaation arkistotoimen vastuita koskevat säännökset tullaan siirtämään pääosin julkisuuslakiin. Tämä edellyttää asiakirjahallinnon ohjauksen, kehittämisen ja valvonnan sitomista organisaation toimintaan ja sen kehittämiseen sekä yhteistyöhön tietohallinnon kanssa tietohallintolain kokonaisarkkitehtuurivaatimusten edellyttämällä tavalla.

Arkistotoimessa asiakirjatiedon käsittelyä, käyttötarpeita, arkistointimenetelmiä ja arkistotiloja suunnitellaan ja tarvittavia resursseja arvioidaan aina tulevan toiminnan näkökulmasta pitkälle enteenpäin. Tulevien tarpeiden ennustamista helpottaa aikaisempien ja nykyisten käytäntöjen hyvä tunteminen sekä alan kehitystrendien seuraaminen. Alan kehityksen seuraamiseen tarvitaan säädösten, määräysten ja ohjeiden hallinnan lisäksi hyvät verkostot. Muinaisten arkistonhoitajien kavereiksi kuvatut hämähäkit verkostoineen eivät riitä tänä päivänä, vaan tarvitaan paikallista, kansallista ja kansainvälistä yhteistyötä alan ammattilaisten kanssa.

Eeva Miettinen
Arkistopäälikkö

--------------------------------------------------------

20.4.2015 ”ONKO PAKKO JOS EI TAHO” – mistä motivaatio?

 

Mirja Mäkitupa  

Tämä ajatus tuli ensimmäisenä mieleeni, kun sain tiedon olevani seuraava 10-blogin kirjoittaja.

Miten motivoituneita olemme vastaanottamaan uusia tai muuttuneita tehtäviä ja niiden tuomia vaatimuksia, joita kohtaamme yhä enemmän nykypäivänä työssämme. Miten onnistumme esimiehinä motivoitumaan ja motivoimaan henkilökuntamme uusiin työtehtäviin/-tapoihin, sitoutumaan niihin ja pysymään työssään. Motivointijohtamisesta on tullut yhä tärkeämpi osa tämän päivän esimiestyötä.

Mitä motivointikeinoja meillä esimiehillä sitten on käytössä? Yleensä ensimmäisenä tulee mieleen palkka ja palkkiot, mutta tutkitusti ne toimivat vain hetkellisesti, eivätkä motivoi pitkäjänteisesti. Sen sijaan kannustaminen ja palautteen antaminen ovat motivoijina huomattavasti parempia. Positiivinen palaute tukee työntekijän työssä onnistumisen tunnetta ja oikein annettuna kriittinen palaute motivoi kehittymään työssään. Lisäksi erilaiset keinot organisoida ja muokata työtä, kuten työkierto, työn/tehtävänkuvan monipuolistaminen, vastuun lisääminen, erilaiset asiantuntijuus- tehtävät sekä mahdollisuus vaikuttaa työaikaansa (joustava työaika, osittainen työaika, opinto/ vuorotteluvapaat jne.) ovat hyviä motivointikeinoja. Näiden avulla voidaan lisätä työtehtävien haasteellisuutta ja vastuullisuutta tai vastaavasti helpottaa perheen ja työelämän yhteen- sovittamista ja työn hallintaa. Kaikilla näillä keinoilla on positiivinen merkitys työhyvinvoinnille, työssä viihtymiselle ja työhön sitoutumiselle.

Motivointijohtamisen tekee haastavaksi se, että kaikki eivät motivoidu samoilla motivointikeinoilla. Esimiehen on siis tiedettävä työntekijänsä tarpeet, tiedettävä mikä ketäkin missäkin elämän- ja työuran vaiheessa motivoi. Vastaavasti työntekijän on tiedettävä tehtävänsä ja työlle asetetut tavoitteet eli mitä heiltä odotetaan. Esimies ei voi yksin motivoida ja ottaa vastuuta jokaisen työntekijänsä työmotivaatiosta, vaan työntekijä muodostaa työmotivaationsa itse. Kuitenkin esimiehellä on mahdollisuus eri keinoilla vaikuttaa työntekijänsä työmotivaatioon ja työ- tyytyväisyyteen. Motivoiva johtaminen edellyttää esimieheltä aitoa välittämistä ja huomioon- ottamista. Mitä paremmin esimies tuntee työntekijänsä, sitä helpompi hänen on tietää, mitkä asiat työntekijää motivoivat. Joillekin osaamisen lisääminen ja koulutus sekä uudet haasteet lisäävät motivaatioita, toisia taas motivoi räätälöity työn-/tehtäväkuva tai osa-aikatyö, joka auttaa heitä myös jaksamaan pidempään työssään.

Tulevaisuuden haasteeksi organisaatiossamme voi nousta se, miten motivoiva johtaminen onnistuu yhä suuremmissa hallinnollisissa kokonaisuuksissa, joissa esimies on kaukana arjesta ja yksittäisestä työntekijästä. Miten esimiehen onnistuu olla tarvittaessa läsnä, kuunnella ja tukea, antaa palautetta sekä tiedostaa ja vastata erilaisiin tarpeisiin. Entistä tärkeämpää on, että uusia toiminnallisia kokonaisuuksia ja yksiköitä suunniteltaessa ja toteutettaessa otetaan huomioon niin esimiesten kuin työntekijöiden motivoituneisuuden ja sitoutumisen merkitys työssä jaksamiseen ja pysymiseen. Motivoituneisuus ja työtyytyväisyys lisäävät sekä tehokkuutta että asiakastyytyväisyyttä, joten se on työnantajan, työntekijän ja ennen kaikkea palvelujamme käyttävän asiakkaan/ potilaan etu.

On siis paljon asioita, joita johtamisessa voi tehdä paremmin motivaation lisäämiseksi eikä vähiten olla esimerkkinä ja tarttua tehtäviin, jotka eivät välttämättä heti motivoi. Tavoitteeksi siis ” EI PAKKOA - VAAN TAHTOA” kiinnittämällä entistä enemmän huomiota motivoinnin tärkeyteen johtamisessa.

Mirja Mäkitupa
osastonhoitaja
kirurgian poliklinikka

----------------------------------------------------------

10.4.2015 Kaikki työ ei ole paikkaan sidottua
 

Vielä elää vahvasti ajatus siitä, että työ on paikkaan sidottua. Ajatellaan, että vain työpaikalla työntekijä voi olla tehokas ja tuottava – tietysti kympin valvovan silmän alla. Osa työstä on yhä paikkaan sidottua.

Esimerkiksi potilaita ei voi hoitaa kotona eikä potilaille voi valmistaa ruokaa koulutusmatkalta. Osa meidänkin työstämme on kuitenkin sellaista, että etätyö onnistuu.

Lapin sairaanhoitopiirin hallitus on määritellyt meille etätyön periaatteet ja etätyön suhteen sovittavat asiat (1).

Anne Pahtakari

Tässä määritelmässä kerrotaan myös mihin toimenkuviin etätyö soveltuu.Etätyö nähdään yhtenä keinona nykyaikaistaa työn organisointia ja sovittaa yhteen työ- ja vapaa-aika (2).

 Se tarjoaa mahdollisuuden työn tuottavuuden ja työelämän laadun parantamiseen, työn ja perheen yhteensovittamiseen, työssä jaksamiseen ja työmatkoihin käytettävän ajan vähenemiseen (3).Jos etätyö on järjestetty ja johdettu hyvin, työntekijän tyytyväisyys työhönsä ja tuottavuus kasvavat (4,18).

Etätyö lisää tuottavuutta myös vähentämällä sairaslomia. Itse olen ollut etätöissä aikaisemmissa työsuhteissani esimerkiksi silloin, kun minulla on alkava flunssa ja yskin ja aivastelen levittäen karmeita flunssaviruksia ympäriinsä. Sairaana ei kuitenkaan pidä tehdä töitä, vaan jäädä sairaslomalle. Niin minäkin tein, kun tauti eteni ja kuume nousi, enkä enää ollut työkykyinen.

Etätyön esteinä on mm. kuvitelma siitä, että etätyössä työntekijää ei voi valvoa niin hyvin, kuin työmaalla ollessa (4, 19-20). Tämä kuvitelma kertoo mielestäni luottamuksen puutteesta. Tulokset puhuvat niin etätyössä kuin työpaikalla työskennellessä. Esteenä voi olla myös kateus; katsotaan, että jos yksi tekee etätyötä, pitäisi kaikkien saada tehdä etätyötä riippumatta toimenkuvasta. ”Jos tuo saa, pitää minunkin saada – viis siitä, että tuo toinen tekee työtä lähinnä tietokoneella ja minun työni on enimmäkseen asiakaskontaktia”. Ammatinvalintakysymys, sanoisin.

Etätyöllä on myös haittoja. Suurimpia etätyöhön liitettyjä huolenaiheita ovat tutkimusten mukaan työajan, paikan ja työn ja muun elämänpiirin rajojen hämärtyminen, vähäiset mahdollisuudet päästä osallistumaan ja vaikuttamaan työpaikan asioihin ja sosiaalisen vuorovaikutuksen ja tuen niukkuus (5). Kaikki näistä mainituista eivät kylläkään ole ongelma silloin, kun etätyötä tehdään satunnaisesti muutamia päiviä kuukaudessa ja sitä johdetaan hyvin.

Etätyötä tehdään meillä jo, itsekin olen koulutusmatkoilta ja esimerkiksi toimittajien luona käydessä tehnyt etätyötä. Toivon, että sairaalamme ottaa etätyön laajempaan käyttöön toimenkuvien mahdollisuuksien mukaan. Edut ovat kiistattomat – etätyö kasvattaa työhyvinvointia ja tuottavuutta (6).

Anne Pahtakari
Palvelupäällikkö
Tietohallinto

Lähteet:

ETÄTYÖ, Yleisiä periaatteita ja sovittavia asioita, Johtoryhmä 20.10.2014
Etätyö, http://www.kuntatyonantajat.fi/fi/tyoelaman-kehittaminen/etatyo/Sivut/default.aspx, 22.11.2011
Etätyö, https://www.tem.fi/tyo/tyolainsaadanto/vuorottelu-_opinto-_ja_perhevapaa_etatyo/etatyo ,3.6.2010
Heinonen – Saarimaa: Työelämän laadulla parempaa jaksamista – Kuinka etätyö voi auttaa? 2009
http://www.ttl.fi/fi/muuttuva_tyoelama/tietotyon_muutokset/etatyo/sivut/default.aspx , 28.8.2014
http://tyopiste.ttl.fi/Uutiset/Sivut/Etatyomahdollisuus_parantaa_tyohyvinvointia.aspx , 20.9.2013