Kymppi-blogi

Kymppi_logo

Inhimillisesti tehokas johtaminen-hankkeessa on käytössä oma blogi. Blogin nimi on "KYMPPI”, joka on vanha, historiallinen synonyymi sanalle esimies. Jo ennen muinoin savotoilla johti toimintaa ”Kymppi”, joka oli metsätyömiesten ja erilaisten työporukoiden pomo. KYMPPIin kirjoittavat sairaanhoitopiirin omat ”kympit”.

-----------------------

10.11.2017 Arkiston kuherruskuukausi
 

Piti ihan pysähtyä laskemaan, kuinka kauan olemme olleet yhdessä ja tosiaan meillä on jo kahdeksan kuukautta yhteistä matkaa mittarissa ja toivottavasti monia yhteisiä vuosia vielä edessä.

Kuherruskuukauteni arkistossa on siis ollut erittäin onnistunut, olemme ehtineet tutustua toisiimme, tapoihimme sekä arkiston perustehtävien sisältöihin.

Marjo Pasanen

Olen ehtinyt kurkistella ”exieni” eli edeltäjieni aikaansaannoksia, talon strategioita ja arvoja, mutta päässyt myös haistelemaan Oulun, Länsi-Pohjan, Kajaanin ja Kokkolan suuntaan ERVA-tapaamisten merkeissä, Muonio-Enontekiön perusterveydenhuoltoa unohtamatta.

Yhteiselomme alku on ollut siis vauhdikasta, innostavaa, vaihtelevaa ja näköpiirissä on monia mahdollisuuksia kehittää toimintaa sähköisemmäksi ja asiakaslähtöisemmäksi. Yksikössäni olen ihastunut sen hyvään yhteishenkeen, erilaisuuteen, vahvaan ammattiosaamiseen, positiivisuuteen ja työyhteisön toimivuuteen, mistä osoituksena Giisa-palkinto, joka vei meidät Rakkaaseen illalliselle.

Potilaskertomusarkiston henkilökunta Giisa-palkittuna

Jotta osaan tukea tiimiäni maakunta- ja sote -uudistuksen tiellä ja heillä innostus ja työn ilo pysyisi yllä myös kuherruskuukautemme jälkeen, olen aloittanut itseni kehittämisen moniammatillisten sosiaali- ja terveydenhuollon johtamisopintojen parissa, jotta minulla olisi tahdon lisäksi asiaan vaadittavaa taitoa ja tietoa. MOJO-opinnoissa on mahdollista mm. verkostoitua moniammatillisessa joukossa, tunnistaa alueellisen kehittämisen haasteita, kehittää tutkimustiedon avulla palvelujärjestelmää ja syventää hyvinvointipolitiikan ja lainsäädännön osaamista.

Välillä voi tuntua, että me arkistoihmiset hankaloitamme työn tekoa, mutta asiakirjahallinnossa on noudatettavia eri lakeja, asetuksia, Kansallisarkiston antamia määräyksiä ja ohjeita sekä lisäksi on lukuisia muiden tahojen antamia suosituksia, ohjeita ja oppaita. Asianhallinta on asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan, sisältäen asiankäsittelyn, asiakirjahallinnan ja arkistoinnin. Vastuullamme on asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttäminen.  Tavoitetilana on, että käytössä olisi asianhallintajärjestelmä, jota ohjaa tiedonohjausjärjestelmä luoden automaattisesti asioille ja asiakirjoille oikeat metatiedot (julkisuusasteen, säilytysajan yms.).

Parhaillaan on käynnissä projekti, jonka tavoitteena on luoda ehdotus maakuntien väliaikaishallintojen valtakunnallisesti yhtenäisestä tiedonohjaussuunnitelmasta ja siihen sisältyvästä tehtäväluokituksesta. Lisäksi projektin tavoitteena on tuottaa tiedonohjaussuunnitelman käyttöönottoa tukevia ehdotuksia ja toimenpidesuosituksia. Projektin aikana tehdään suunnitelmaluonnos tulevien maakuntien tehtäväluokituksen ja tiedonohjaussuunnitelman valmistelemiseksi. Onneksi projektissa on edustajia muista sairaanhoitopiireistä, jotta pysymme verkostojemme avulla ajan hermolla, kun Lapin osalta ei ole sairaanhoitopiirin edustajaa mukana. Maakuntien valmistelusta vastaaville tehdyn kartoituksen mukaan mielipiteet vaihtelevat sen suhteen, tulisiko saada yhteinen kansallinen ratkaisu asianhallinnan tietojärjestelmäksi vai jatketaanko olemassa olevilla järjestelmillä.

Viime kesänä Kansallisarkisto toteutti kyselyn tuleville maakunnille siirtyvistä analogisista aineistoista. Mekin siihen vastasimme karkealla tasolla, sillä meillä ei ollut täyttä varmuutta siitä, mitkä aineistot tulevalle maakunnalle siirtyvät. Juuri tästä syystä Kansallisarkisto ei toteutakaan nyt syksyn aikana toista yksityiskohtaisempaa kyselyä. Kansallisarkisto pyrkii yhteistyössä VM:n ja Kuntaliiton kanssa edistämään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistuksen laadintaa maakuntauudistusta varten. Asianhallintaa tarvitaan sekä maakuntahallinnon ja tähän liittyvän järjestämistehtävän hoitamisessa sekä maakuntien vastuulla olevien palveluiden tuottamisessa. Valmisteilla olevan maakuntalain 84 §:ssä on huomioitu asianhallinta edellyttämällä maakunnan hallintosäännössä annettavan tarpeelliset määräykset maakunnan asiakirjahallinnon järjestämisestä ja siihen liittyvästä vastuiden ja tehtävien jaosta maakunnan sisällä.

Arkiston arki ei ole harmaata ja tylsää, jokainen päivä on erilainen ja yhdessä teemme työtä asianhallinnan eteen niin myötä- kuin vastoinkäymisissä.
 

Marjo Pasanen
Arkistopäällikkö

- - - - -

30.10.2017 Aivojumppaa ja mukavia työkavereita

 

Riitta Liinamaa  

Rovaniemen kaupungin mielenterveys- ja päihdepalvelut yhdistyivät Lapin sairaanhoitopiirin psykiatrian tulosalueen palveluluiden kanssa 1.2.2017.

Yhdistymisen seurauksena siirryin toiminnasta ja taloudesta vastaavan palveluesimiehen virasta kuntoutuksen tulosyksikön osastonhoitajan virkaan, jossa aloitin loman jälkeen elokuun alussa.

Kuntoutukseen kuuluvat kolme erillistä ja toiminnaltaan hyvin erilaista yksikköä: Muurolassa osasto 3 ja toiminnallinen hoito sekä keskustassa Valtakadulla avopuolen Kuntoutustiimi.

Työskentelin Lapin sairaanhoitopiirissä noin 17 vuotta ennen reilun yhdeksän vuoden työrupeamaa kaupungilla. Paluun jälkeen on mielenkiintoista huomata, kuinka eri organisaatioiden toimintatansseissa nuotit ovat samat, mutta instrumentit ja askeleet erilaiset.

Lähtiessäni sairaanhoitopiiristä käytössä oli sen aikainen potilastietojärjestelmä Esko. Kaupungilla olivat käytössä Effica ja henkilöstöhallinnon järjestelmä Personec Ess sekä pari taloushallinnon ohjelmaa.  Liekö tässä vuosien varrella otettiin se kuuluisa digiloikka, sillä järjestelmien määrä lisääntyi pikkuhiljaa ja lähtiessäni käytin toistakymmentä ohjelmaa ja sovellusta. Määrään tottui.

Kun siirryin sairaanhoitopiirille tuli opeteltavakseni Eskon ja Oberonin lisäksi InVoice Readyn ostolasku-, matka- ja kululaskusovellukset, InTime, Kaira, Titania, Timmi, Ostari, Osti ja tutustua pitäisi ainakin vielä Rafaelaan, Akseliin, Aivoon, Jobiiliin. Ess säilyi, mutta sen käyttö poikkeaa aiemmasta. Lisäksi osaan näistä tehtäviini kuuluu olla tunnusten tekijä ja jakaja. Onneksi HaiPro on sama ja toivottavasti myös KuntaRekry.  Intran syövereistä löytyy vielä kaikenlaisia ohjeita ja lomakkeita. Ovatko nämä lukuisat ohjelmat hyödyksi ihmisten hoitamisessa vai heiluttaako jo häntä koiraa?  Henkilökohtaisella tasolla tämänlaisen aivojumpan pitäisi kyllä suojata dementialta.

Rovaniemen kaupungin terveydenhuollon toimialaa ja sairaanhoitopiiriä koskevat monet samat lait ja työehtosopimukset, hallintorakennusten välillä on matkaa kolmisen kilometriä, mutta esimerkiksi henkilöstöhallinnon koreografiat poikkeavat toisistaan melko lailla. Monet toimintamallit ovat ajan kanssa muotoutuneet itsestään selviksi muuttuen hiljaiseksi tiedoksi, jonka alkuperää ja logiikkaa kukaan ei enää välttämättä tavoita. Kiitänkin lämpimästi kaikkia, jotka ovat antaneet neuvoja ja ohjeita sekä vastanneet blondi-kysymyksiini suunnistaessani tässä tietojärjestelmien viidakossa ja hallinnon hetteikössä.  

Onneksi kaiken edellä mainittujen toimintojen lisäksi ovat työyhteisöni ihmiset. Kuntoutustiimin jäsenet ovat kaikki minulle ennestään tuttuja. Kahdessa muussakin työryhmässä on tuttuja työntekijöitä, mutta paljon on myös uusia kasvoja ja kaikille heille olen heille uusi esimiehenä.

Esimieskin lähtee itselleen uuden työyhteisön kanssa nollatilanteesta, vaikka kuinka olisi kokenut ja hyvin onnistunut aiemmissa esimies- ja johtamistehtävissä.  Yhteistyön ja luottamuksen rakentumisen lähtökohtana esimiehellä täytyy olla toisten ammattilaisten kunnioitus ja avoin mieli uuden edessä. Perehtyäkseen ja omaa ymmärrystä kasvattaakseen on nöyrästi kyseltävä ja otettava selvää työn käytännöistä sekä työntekijöiden näkemyksistä suhteessa työhön.

Toisaalta on ollut hyvin helppoa liittyä työyhteisöihin, joissa henki on hyvä ja vuorovaikutus toimivaa. Olenkin kokenut antoisia keskusteluja työntekijöiden kanssa, niin jokaisen kanssa kahden kesken kuin porukallakin.  Oikein paljon kiitoksia kaikille työkavereille tähänastisesta yhteistyöstä. Tästä meidän on hyvä jatkaa.

Riitta Liinamaa
Osastonhoitaja
Mielenterveys- ja päihdepalvelut / Kuntoutus

- - - -

 

20.10.2017 ”Gold-Rush” IT-palvelun uusjako
 

Tolonen.jpg   Syyskuun 2017 alusta IT-palveluidemme tuotantoa ulkoistettiin inhouse yhtiöllemme LapIT:lle niiltä osin kuin olimme ko. ulkoistettuja palveluita itse omana yksikkönä aiemmin tuottaneet. Ulkoistus oli myös siirtotapahtuma, koska tietohallinnon työntekijöitä siirtyi ulkoistuksessa LapIT:lle. Koko siirtoprosessi selvityksineen kesti reilun vuoden alkaen kevyellä LapIT:n tilaamalla muutamien palveluiden hinnan mittaamisella ja vertaamisella keskenään.


Mitattavia suureita olivat mm. sähköpostin sekä työasemien ja palvelinkapasiteetin hinnat mutta ei tietojärjestelmäpalvelut (sovellukset), joihin liittyvä tuki kattaa LSHP:n tietopalveluiden tuesta yli 90% siivun. Tehdyn vertailun perusteella päätettiin aloittaa selvitystyö IT-palveluiden ulkoistamisesta inhouse yhtiö LapIT:lle.

Selvitystä, joka kattoi koko tietohallinnon järjestämän ja tuottaman palvelutuotannon ja sen siirtämistä LapIT:n tuottamaksi, tehtiin vajaan vuoden verran elokuusta 2016 huhtikuuhun 2017. Selvityksen perusteella päädyttiin esittämään it-palveluiden oman tuotannon ulkoistamista LapIT:lle. Toukokuusta elokuun loppuun työstettiin palvelusopimuksia ja niiden liitteitä siten, että 1.9.2017 hieman ennen klo ydeksää illalla pystyin ilmoittamaan tekstiviestillä sairaanhoitopiirin johtajalle, että olemme ”sopimuksellisessa tilassa”. Vastaukseksi sain tekstiviestillä peukutuksen, mistä päättelin että uutista oli odotettu.

Tehty it-palveluiden siirtosopimus määrittää ja selventää tietohallinnon toimintaa johdon tukena ja osana johtoa sekä it-palveluiden järjestämiseen liittyvässä suunnittelussa, käyttöönotoissa ja ko. palveluiden jatkuvassa kehittämisessä tuotannon aikana (uusien ominaisuuksien käyttöönotot, päivitykset jne..). Palveluiden tuottamiseen liittyvät työt voimme tilata LapIT:ltä sopimustemme mukaisesti tai suoraan toimittajilta. Tämä tulee näkymään asiakkaillemme (LSHP:n yksiköt) siten, että meillä (tietohallinnolla) on paremmin aikaa käydä tarvittavaa keskustelua eri yksiköiden kanssa ottaen huomioon sekä organisaation linjaukset että asiakkaiden tarpeet ja toiveet. Tietohallinto tulee keskittymään jatkossa tietohallinnon tehtäviin jättäen it-palveluiden tuottamiseen liittyvän työn tekemisen LSHP:n tietohallinnon sopimalla tavalla LapIT:lle.

Kaiken kaikkiaan 1.9.2017 tehty siirto on merkittävin johtamani muutos organisaatiossamme tähän asti tietohallintojohtaja toimiessani. Muutoksella valmistaudumme myös tulevaan SOTE-uudistukseen, jossa palveluiden yhtiöittäminen on viimeisimmän esityksen mukaan ilmeisesti vähintäänkin suotavaa. Muutos muuttaa myös ajattelutapaa meidän tietohallintomme sisällä ja yhteistyöhön liittyen esim. kehittämisyksikön kanssa. Ennen syyskuussa tehtyä ulkoistusta sanottiin lappilaisittain monesti, että ”Tehemä pois”. Ulkoistuksen jälkeen tekeminen on teettämistä eikä ole enää omissa käsissä vaan LapIT:n isommissa lapasissa. Teettämiseen sisältyy työtä; sopimista, aikatauluttamista, resursointia, budjetointia. Tietohallinnollisesti muutos on toivottu, mutta samalla menetetään tiettyä ketteryyttä. Ketteryyden osalta tulemme kehittämään toimintatapoja LapIT:n kanssa, jotta voimme jatkossa lappilaisittain lohkaista, että ”Teetämä pois”. Organisaatioidemme kesken on käynnistetty siirtosopimuksessa sovittu INIT-hanke, jonka alla osaprojekteissa kehitetään it-palveluiden palvelumalleja jatkossa. Tavoitteena on yksikkökustannusten lasku ja palvelutason parantuminen.

Olen katsellut TV:stä toisinaan kullankaivuuseen liittyvää ohjelmaa Gold-Rush, jossa mainariporukat sijoittavat kaivuu- ja jalostuskalustoon sekä ostavat kaivuukaudeksi oikeuden alueelta, missä tutkitusti on todennäköisesti kultaa. Noviisin ja ammattilaisen ero kaivuuporukoissa on se, että ammattilainen osaa kaivaa lähes heti oikeasta kohdasta, mutta noviisi kuluttaa suurimman osan kaudesta vikapistoihin ja saa nipin napin sijoittamansa rahat takaisin löytämällä kultaa siitä viimeisestä mahdollisesta kuopasta ennen lumentuloa. Ammattilainen myös pitää kalustostaan ja henkilökunnastaan huolta siten, että kalusto toimii ilman häiriöitä koko kaivuukauden ja henkilökunnalla on hyvä työhuumori. Noviisin kalusto hajoaa tasaisesti läpi kauden ja henkilökunta tekee väsyneenä virheitä ja osa luovuttaa kesken kauden.

Olen mielessäni verrannut siirron jälkeistä aikaa Gold-Rush TV-sarjaan ja sen tapahtumiin noviisi- ja ammattilaisporukoissa. Eräässä keskustelussa minulta kysyttiin, että joko tunnelin päässä alkaa näkyä valoa, kun kaikki ei ollutkaan mennyt niin kuin Strömsössä ja sovitusti sopimusten mukaan. Vastasin, että ei näy vielä, mutta tunnelin sijainnista alkaa olla jo toimittajalla aavistus. Tuo aavistus oli sellainen, minkä olin ilmoittanut toimittajalle jo ennen sopimusten solmimista. Pitkään alalla toimiva yritys voi olla noviisi uusien palveluiden suhteen, joista heillä ei ole vielä kokemusta. Esim. perinteinen kullankaivaja ei pärjää luultavasti vedenalaisessa kaivuussa sukelluskalustoa käyttäen vaikka kullankaivuualalla voisi tituleerata itseään ammattilaiseksi.

Olen saanut itseni kiinni myös antamalla mielessäni ja joskus ääneenkin vastausta ”Kyllä tämä tästä” johonkin vaikeaan asiaan, johon ei ole vielä toimintamallia olemassa. Niin en tee enää, koska se on se kallein teko – määrittelemätön palvelupyyntö – piikki ei ole auki edelleenkään.

Vesa-Matti Tolonen
tietohallintojohtaja

- - - -

10.10.2017 Riittämättömyydentunne riivaa lähiesimiehiä
 

Jaana Heikkinen  

Katkeamaton lääkehoito, neste- ja lääkehoidon näytöt, laiteajokortit, rinnakkaisluokitus, Paoncil, osaamiskartoitukset, verkkotentit ….
nämä kaikki ovat ajankohtaisia asioita yksiköissäni juuri nyt.

Kaikki tarpeellisia, osaamisen vahvistamisen kautta, potilaan saaman hoidon laatuun vaikuttavia asioita. Hoitotyössä haasteen tämän kaiken hyvän aikaansaamiseksi luo meidän perustehtävä eli potilaan kokonaisvaltainen hoitaminen.

Lähiesimiehenä teen töitä meille tärkeimmän voimavaran eli hoitohenkilökunnan lähellä, johtaen yksiköideni toimintaa niin, että potilas saa parhaan mahdollisen hoidon.  Tämän kaiken onnistumiselle tärkeimmäksi koen sen, että olen saanut rakennettua ympärilleni osaavan, ammattitaitoisen ja sitoutuneen henkilökunnan, joiden kirkkaimpana tähtenä on potilas.

Lähiesimiehen rooli asioiden organisoinnissa on avainasemassa. Pohja asioiden onnistumiselle on luotuna, kun kaikki on hyvin suunniteltua, asiat ”markkinoidaan” oikeassa tilanteessa, oikeaan aikaan ja oikealla tavalla. Suunnittelu vaatii kuitenkin aikaa ja tämä on usein se haaste asioiden eteenpäin viemisessä. Pyörää ei toki tarvitse mennä keksimään uudelleen, mutta meidän jokaisen lähiesimiehen on saatava tuunattua siitä yksiköidemme näköinen ja kokoinen.

Veikkaanpa, että tällä hetkellä suurin siivu meidän lähiesimiesten työajasta menee arjenpyörityksessä; riittävä määrä henkilökuntaa, osaamista, tarvittavat välineet ja puitteet potilashoidon onnistumiselle. Lisäksi on paljon sellaista työtä, joka ei näy eikä oikein kuulu kenellekään ja vielä pitäisi löytyä aikaa kehittämisellekin...

Itse olen hyvin suunnitelmallinen ihminen ja usein parhaat ideat saan juoksulenkillä ollessani. Syntyy loistoidea, teen valmiin suunnitelman ja ajattelen, että näin sen teemme! Kas kummaa - kun arki koittaa, ei se niin mennytkään. Nämä tuntemukset/kokemukset ovat viimeaikoina alkaneet riivaamaan yhä useammin. Kaikki suunnitellut, toimeenpantavat asiat venyvät, venymistään ja niiden toteutuksesta ei ole tietoakaan.  Arki on vienyt kaiken ajan, sen sujuminen on kuitenkin se number one. Joku ajattelee, että kärsivällisyyttä! Joo, sitä tarvitaan ja sitä on joutunut tässä vuosien varrella oppimaan lujasti lisää. Ajattelen kuitenkin, että asiat on tarkoitettu hoidettavaksi ja aikaansaatavaksi. Jatkuva tunne, että asiat ovat hoitamatta, ei pysty siihen mihin pitäisi, on stressaavaa ja kuluttavaa pidemmän päälle.

Ajankohtaisten asioiden alullepanemisessa on usein kyse vain hetkestä aikaa, jolloin saa keskittyä asiaan, suunnitella ja valmistella sen juuri omien yksiköiden näköiseksi ja ehkä keskustella asiasta kollegoiden kanssa.  Tämä pieni hetki on äärettömän tärkeä kaiken onnistumiselle ja sillä hetkellä on merkitys siihen miten asia lähtee etenemään ja lähteekö se ylipäätään etenemään. Kun olen saanut asiaa pohdittua/suunniteltua, niin seuraava askel on kuulla henkilökuntaa. Miltä ideani/suunnitelmani heistä vaikuttaa? Henkilökunnan kuuleminen on ensiarvoisen tärkeää hyvän lopputuloksen aikaansaamiseksi. Kun yhdessä suunnittelemme, niin yhdessä myös sitoudumme.

Perustehtävä sanelee sen milloin tätä ”kaikkea muuta” voidaan tehdä, koska sehän tapahtuu silloin kuin muu työ sen sallii. Välillä mennään ”punaisella” pitkä aikaa ja välillä taas ”keltaisella”. Oikean hetken löytäminen on lähiesimiehen aistittava ja ennakoitava. Ennen tätä kaikkea on kuitenkin pitänyt tehdä se kallisarvoinen pohjatyö eli pureskella asia meille sopivan näköiseksi ja mahdolliseksi toteuttaa.

Aika muuttuu ja kehittyy, hyvä niin. Itse olen työskennellyt hoitotyön parissa 27 vuotta ja voin sanoa, että melkein kaikki muu paitsi potilaat ovat muuttuneet. Hyviä asioita olemme kehittäneet/saaneet, mutta vauhti on tällä hetkellä kiihtyvä ja kova. Onko liiankin kova? Välillä tuntuu että meille tärkein eli potilas, unohtuu tässä kaikessa. Hektisyys ja kiire meidän jokaisen ammattiryhmän työssä näkyy myös niin, että pikkuhiljaa ajaudumme yhä kauemmas toisistamme. Itse koen ajoittain uhkana sen, etten lähiesimiehenä kohta ymmärrä mitä siellä potilaan luona tapahtuu. Tämä ei johdu halusta vaan siitä, että meidän kaikkien työ on muuttunut niin valtavasti.

Riittämättömyys on sana, joka varmaan riivaa nykypäivänä yhä useampaa työntekijää. Kuulen hoitajien usein sanovan ”kun ei ehdi tehdä asioita niin hyvin kuin haluaisi”. Samaan yhdyn minäkin.

Viime aikoina vauhdin kiihtyessä olen paljon pohtinut sitä, kuinka tämä kallisarvoinen laiva saadaan ohjattua niin, että suunta ja päämäärä pysyvät meille kaikille selkeänä: jokainen potilas saa hyvää, laadukasta ja asianmukaista hoitoa osaavilta ja motivoituneilta hoitajilta. Ja vieläpä niin, että perustehtävän lisäksi saamme hoidettua nämä kaikki muut tärkeät asiat hyvin organisoituna, hallitusti ja yhdessä työntekijöiden kanssa hyvällä yhteistyöllä ja hymy huulilla.

Tässä mietteitä sateiselta syyspäivältä!

Jaana Heikkinen
osastonhoitaja dialyysi ja 5B